Искусство управления временем.
Часть 1
Жизнь руководителя уплотнена до предела, его рабочий день ненормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к назначенному сроку, выполнить все данные обещания. При этом ощущение цейтнота нарастает, организм реагирует на нехватку времени как на стресс, отвечая ухудшением самочувствия, а затем и серьезными сбоями. Возможно ли управлять временем? Реально ли успевать делать все намеченное, оставаясь спокойным? Давайте разберемся…
Время — это уникальный, невосполнимый ресурс. Его нельзя вернуть, купить, передать, приостановить или ускорить. Временем невозможно управлять. Им можно только пользоваться. Управление временем в действительности является самоорганизацией.
Однако каким бы организованным человек ни был, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем, поскольку каждого всегда поджидает большое количество Воров Времени. Среди них важные, но не запланированные посетители, телефонные звонки, просьбы коллег, совещания, время на проезд для встречи с партнерами и т.д.
К значительным потерям времени приводят также
переработки. Перенапряжение приводит к низкой производительности с посредственным качеством труда;
откладывание дел. Некоторые люди откладывают решение важных задач на последнюю минуту, потому что сопутствующее напряжению повышение уровня адреналина может быть настолько возбуждающим, что это становится пагубной привычкой. Откладывание всего до последней минуты не оставляет времени для исправления ошибки в том случае, если что-то пойдет не так. Кроме того, работа не становится более привлекательной, будучи отложенной. Наоборот, тяжелые мысли о том, что ее только предстоит вам сделать, отнимают много сил. Делайте сложные дела в первую очередь, пока вы еще полны сил;
переключение. Одна из причин потерь времени — сложности, связанные с переключением с одной деятельности на другую. Надо осознавать это и стараться объединять сходные задачи в блоки (работа с бумагами, телефонные звонки и ответы на входящие и т.д.). Начиная дело, старайтесь довести его до конца не прерываясь. Чтобы вас не беспокоили, предупредите секретаря о том, что вы заняты и временно «отсутствуете» для всех остальных дел и подчиненных;
нереалистичные сроки. Необходимо ставить реалистичные цели и выделять достаточное количество времени на их достижение. Закон Паркинсона гласит: «работа занимает время, отпущенное на нее». Всегда намечайте крайний срок выполнения каждой задачи, чтобы не попасться в ловушку перфекционизма. Обозначьте дедлайн для каждого из намеченных дел и жестко стремитесь не нарушить установленных временных сроков;
человеческий фактор. Планируя телефонные звонки, проводя совещания, общаясь с партнерами, кратко фиксируйте результат каждой значимой беседы. Это поможет вам позже сэкономить время и избежать мучительных усилий на воспоминания.
Необходимо овладеть инструментами эффективной организации своего времени, поскольку
напряженная конкуренция провоцирует ускорение перемен: ни одна компания не может позволить себе роскошь остановиться в своем развитии или даже замедлиться, чтобы перевести дыхание;
количество новой информации растет — необходимо постоянно изыскивать дополнительное время для приведения знаний и умений в соответствие с требованиями времени;
скорость «старения» информации велика — необходимо успевать изменять свои представления;
возрастает скорость передачи информации.
Симптомы недостатка времени
Постоянная спешка, суетливость.
Невозможность сосредоточиться на одной задаче.
Желание выполнить все дела.
Отсутствие четкого распределения дел по степени важности.
Большой поток рутинных и срочных дел.
Несвоевременность ответов на деловые письма.
Постоянные помехи в работе. Отвлекающие телефонные звонки, посетители.
Доработки дома за счет времени, предназначенного для отдыха.
Ощущение хронической усталости и цейтнота.
Секретарь не в курсе дел своего руководителя.
Выполнение работы за своих подчиненных.
Ухудшение взаимоотношений в коллективе, конфликты.
Если вы наблюдаете вышеперечисленные симптомы в своей работе, значит, ваше время неправильно организовано. Следовательно, необходимо применять инструменты эффективного использования времени. Но прежде чем перейти к ним, ответьте на вопрос: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Соотносится ли то, что вы делаете каждый день, с долгосрочными целями и смыслом вашей жизни? Только если ваши жизненные цели включены в ежедневную деятельность, планирование будет эффективным, а удовлетворенность жизнью высокой.
Инструменты управления временем
Выделение жизненных целей. Итак, прежде всего необходимо определить:
есть ли у вас в жизни цели, которых вы стремитесь достичь;
делаете ли вы что-либо каждый день для реализации этих целей;
делаете ли вы это оптимально эффективно?
Создайте свою декларацию жизненных целей, обдумав следующие вопросы:
каковы мои жизненные цели;
чего я хочу достичь в ближайшие 3–5 лет;
что мне необходимо сделать в течение будущих 6 месяцев?
Ответив на эти вопросы или даже выписав цели на бумаге, проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели непротиворечивы. Если они сильно различаются, задумайтесь: стоит ли ждать чего-то, чтобы приступить к реализации планов? Может быть, начать прямо сейчас?
Определение приоритетов. Скорее всего, количество намеченных целей столь велико, что на их выполнение может не хватить целой жизни. Поэтому необходимо расставить приоритеты. Распределите все цели по степени важности. В этом поможет вам притча: «Вы с караваном верблюдов пересекаете пустыню. Вдруг нападают разбойники. Главарь разбойников говорит вам: «Или мы тебя убьем, или отдай одну из своих целей». Отдайте ту цель, которой жаль меньше всего, и присвойте ей последний номер в вашем списке». Таким образом вы выделите самые важные цели.
После того как вы составили перечень того, к чему следует стремиться в первую очередь на данном жизненном этапе, можно переходить к планированию как долгосрочному, так и краткосрочному, т.е. определить те дела, которые будут способствовать достижению ваших самых важных целей.
Однако прежде чем приступать к планированию, проведите «инвентаризацию времени». Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время. При этом не стоит опираться на память. Наше ощущение времени субъективно: десятиминутный скучный доклад может показаться нам вечностью, а 30 минут общения с другом по телефону — мгновением. Попробуйте фиксировать во время рабочего дня, на что вы тратите время. Нет необходимости записывать все, отмечайте каждое переключение внимания:
на телефонные звонки (Т);
на незапланированных посетителей (П);
на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы (И);
на проведение совещаний (С);
на чтение отчетов и других документов (Ч).
Для некоторых людей учет времени является организующим фактором, и они ведут его постоянно, расписывая свою жизнь по минутам. Необходимо отметить, что иногда такой подход может стать источником сильного напряжения и принести больше вреда, чем пользы. Золотая середина — учет по выбранным параметрам.
На этапе инвентаризации необходим тотальный учет времени. Данные вносите в таблицу «Анализ видов деятельности и расхода времени», состоящую из двух граф: «Вид деятельности» и «Расход времени». Заносите, по возможности, все выполненные за день дела и фиксируйте затраченное время с точностью до 10 мин. Этап инвентаризации занимает одну неделю.
Постоянно анализируйте записи. Подумайте: какие дела вы могли бы делегировать? Какие дела можно делать более эффективно, а какие можно не делать вообще?
Планирование дальнейших действий. Наиболее распространенный способ планирования — это составление списка дел. Многие составляют его каждый день и по мере выполнения вычеркивают из него завершенные дела, а также вписывают новые.
Это полезная привычка, однако
не вносите в этот список обычные, цикличные дела вроде чистки зубов или утреннего кофе. Записывайте только то, что требует вашего внимания;
составляя список дел, распределите их по степени важности и выделите примерно по четыре самых приоритетных для каждой цели;
начинайте с самых важных дел. Помните о правиле 80:20 — 80% успеха приносит реализация 20% дел, т.е. 2 выполненных из 10 намеченных дел принесут вам максимум успеха! Не попадайте в ловушку первоочередного исполнения легких дел с целью скорейшего вычеркивания их из списка. Выбирайте для выполнения важных дел наиболее продуктивное время дня. Для менее значимых задач используйте стратегию ожидания дополнительного сигнала о необходимости их выполнения. Пока сигнала не последовало, не делайте их;
если вы замечаете, что затягиваете время начала работы над важным или неприятным делом, значит, вам необходима программа борьбы с одним из главных препятствий в достижении цели — промедлением;
определите бюджет своего времени и совокупность задач. При планировании используйте правило 40:60 — 60% времени планируйте, 20% — отведите на непредвиденные обстоятельства, 20% — спонтанное время.
Создавая план действий, помните, что особенность организации времени состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.
Отметьте в еженедельнике важные моменты года:
- регулярные совещания;
- заранее известные события (годовое общее собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции и т.д.);
- личные даты;
- важнейшие дела (поездки в командировки, визиты зарубежных партнеров и т.п.).
Спланируйте следующую неделю:
- оставьте один день в неделю свободным от встреч — резерв времени для решения непредвиденных важных задач;
- составьте расписание еженедельно повторяющихся дел;
- подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.
Выполнение планов. Возможно, вы запланировали все же больше дел, чем в состоянии выполнить. Следовательно, необходимо изыскать дополнительные ресурсы.
Для начала разделите все дела на четыре категории:
важные и срочные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
не срочные и не важные.
ЧАСТЬ 2 >>>
|
